EL REGLAMENTO EMAS III

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Víctor Manuel Vázquez Manzanares

Grado en Ciencias Ambientales, Facultad de Ciencias, Universidad de Málaga

(vazquez@uma.es)

1. EL REGLAMENTO EMAS III.

Reglamento (CE) nº 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre, de 2009 relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (conocido como EMAS III), y por el que se derogan los anteriores.

El objetivo del EMAS consiste en promover mejoras continuas del comportamiento medioambiental de las organizaciones mediante el establecimiento y la aplicación de un SGMA, la evaluación sistemática, objetiva y periódica de tales sistemas, la difusión de información sobre comportamiento medioambiental, el diálogo abierto con el público y otras partes interesadas, y la implicación del personal en las organizaciones, así como una formación adecuada.

Las ideas fundamentales sobre las que se asienta el Reglamento EMAS III son:

• Fortalecimiento en materia del cumplimiento legal y de información:
• Obligación de las Administraciones de colaborar y prestar asistencia a las organizaciones.
• Introducción de un documento tipo de declaración del verificador medioambiental acreditado.
• Incorporación de indicadores medioambientales básicos y sectoriales.
• El compromiso de cumplir la legislación medioambiental relevante y otros compromisos existentes.
• Aumentar el atractivo del sistema para las organizaciones a través de las siguientes actuaciones:
• Abriendo el registro EMAS a cualquier organización perteneciente o no a la UE.
• Creando un Registro Corporativo, que consiste en la posibilidad de registrar bajo un mismo número varios centros de una organización situados en distintos Estados miembros, en países de fuera de la UE, o bien de la combinación de ambas situaciones.
• Dando mayores facilidades a las organizaciones pequeñas.
• Animando a las organizaciones a la implantación del sistema en grupo.
• Facilitar el uso del Reglamento:
• Introduciendo en su texto las partes más importantes de documentos no obligatorios.
• Elaborando guías de uso y de aplicación.
• Estableciendo vínculos con otros SGMA.
• Liberalizando el uso del logotipo con la creación de un logotipo único.

EMAS está abierto a cualquier organización pública o privada que desee mejorar su comportamiento en materia de medio ambiente.

2. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN SEGÚN EL REGLAMENTO EMAS III.

Las organizaciones que, con carácter voluntario, quieran inscribirse por primera vez en el registro deberán:

• Realizar un análisis medioambiental de todos los aspectos medioambientales de conformidad con los requisitos establecidos.
• A la luz de los resultados del análisis medioambiental, desarrollar y aplicar un sistema de gestión medioambiental que abarque todos los requisitos del Reglamento y teniendo en cuenta, cuando disponga de ellas, las mejores prácticas de gestión medioambiental para el sector específico.
• Realizar una auditoría interna conforme a los requisitos establecidos.
• Preparar una declaración medioambiental completa con valoraciones realizadas con una serie de indicadores básicos y otros existentes de comportamiento medioambiental, teniendo en cuenta en las evaluaciones los documentos de referencia sectoriales para un sector específico.

En el propio Reglamento, en su anexo II, vienen claramente explicitados, en dos columnas, los requisitos de la norma ISO 14001:2004, por un lado, y los requisitos adicionales del Reglamento EMAS, por otro.

En los próximos apartados vamos a desarrollar únicamente las características de los requisitos adicionales necesarios para implantar un SGMA según el Reglamento EMAS III.

         2.1. ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL.

El análisis medioambiental aborda las etapas siguientes:

• Indicación de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente.
• Indicación de todos los aspectos medioambientales y compilación de los significativos.
• Descripción de los criterios para la evaluación del carácter significativos del impacto ambiental.
• Examen de todas las prácticas y procedimientos de gestión medioambiental.
• Evaluación de la información obtenida a partir de investigaciones sobre incidentes previos.

En esencia, son las mismas etapas que se realizan en la planificación del SGMA según la norma ISO 14001:2004. Sin embargo, hay aspectos que endurecen los compromisos que adquiere la empresa, como puede ser el hecho de que el Reglamento EMAS III no sólo pide un compromiso de cumplimiento de los requisitos legales, sino que, además, la empresa debe indicar cómo pueden proporcionarse pruebas de ese cumplimiento.

Respecto a la identificación de los aspectos ambientales, distingue los directos (asociados a las actividades, productos y servicios de la organización en sí, sobre los que ejerce un control directo de gestión) de los indirectos (resultado de la interacción con terceros y en los cuales puede influir en un grado razonable la organización).

La organización debe considerar los siguientes puntos al evaluar el carácter significativo de un aspecto medioambiental:

• El riesgo de provocar daños medioambientales.
• La fragilidad del medio ambiente local, regional o mundial.
• La amplitud, el número, la frecuencia y la reversibilidad del aspecto o impacto.
• La existencia y los requisitos de la legislación medioambiental pertinente.
• La importancia de las partes interesadas y los trabajadores de la organización.

En el caso de que existan aspectos medioambientales indirectos, la organización debe analizar qué influencia puede ejercer sobre ellos y qué medidas puede adoptar para reducir su impacto ambiental, es decir, frente a lo expresado en la ISO 14001:2004, debe identificarlos y evaluarlos también.

Los criterios adoptados para la evaluación del carácter significativo del impacto ambiental por la organización deben tener en cuenta la legislación comunitaria y ser generales, aptos para ser sometidos a una comprobación independiente, reproducibles y puestos a disposición del público.

En definitiva, en el Reglamento EMAS III, este análisis medioambiental inicial adquiere especial importancia al ser obligatorio y se someterá a la verificación de un verificador acreditado, excepto si se dispone previamente de un SGMA certificado.

          2.2. DESARROLLO DEL SGMA.

Los requisitos para el desarrollo del SGMA siguen las pautas marcadas por la ISO 14001:2004, tal y como el propio Reglamento EMAS III señala en su Anexo II. A continuación se destacan, para cada fase del desarrollo del sistema, los aspectos que diferencia el Reglamento.

Requisitos generales y política medioambiental:

El Reglamento EMAS III se ciñe a los requisitos que señala la ISO 14001:2004.

Planificación:

La organización debe proporcionar pruebas materiales o documentales de que cumplen todos los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente.

Las empresas extracomunitarias tendrán que hacer referencia a los requisitos legales en materia de medio ambiente del país donde vayan a presentar la solicitud de registro.

Los objetivos y metas medioambientales han de estar a disposición del público y las empresas han de cuantificar el compromiso relativo a la mejora continua (resultados medibles de la gestión). Es decir, las organizaciones deben poder demostrar que el sistema de gestión y los procedimientos de auditoría tratan el comportamiento medioambiental de sus aspectos directos e indirectos y son susceptibles de mejora continua.

Implementación y operación:

La implementación del SGMA según el Reglamento EMAS III sigue en todos los puntos las pautas del la ISO 14001:2004, aunque hay dos aspectos que enfatiza en sus requisitos adicionales: la implicación de los trabajadores y la comunicación.

El Reglamento EMAS III impulsa la participación activa de los trabajadores a todos los niveles en el diseño y la mejora continua del comportamiento medioambiental de la organización y la comunicación.

Las organizaciones deben poder demostrar que mantienen el suministro periódico de información y el mantenimiento de un diálogo abierto con el público y otras partes interesadas.

Verificación:

Según la ISO 14001:2004, comprende los apartados de seguimiento y medición, evaluación del cumplimiento legal, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva y el control de los registros, los cuales tienen un proceso con las mismas directrices de funcionamiento que el Reglamento EMAS III. Adquiere especial relevancia la auditoría interna.

         2.3. AUDITORÍA MEDIOAMBIENTAL INTERNA.

El procedimiento de auditoría y su aplicación se someterán a la verificación de un verificador acreditado o autorizado.

Los requisitos adicionales que implica el Reglamento EMAS III vienen relacionados con aspectos como la periodicidad de las auditorías o los contenidos que van a ser objeto de evaluación.

Respecto a la periodicidad, la auditoría o ciclo de auditoría, que se refiere a todas las actividades de la organización, debe realizarse según corresponda, a intervalos no superiores a tres años, o a cuatro para organizaciones pequeñas que cumplan ciertas condiciones. Sin embargo, la organización debe efectuar las auditorías al menos una vez al año, ya que así podrá demostrar a la dirección y al verificador medioambiental que controla sus aspectos medioambientales significativos.

Las empresas que quieran renovar el registro deben también realizar en los años intermedios una auditoría interna de su comportamiento medioambiental y del cumplimiento de los requisitos legales. Del mismo modo, las empresas pequeñas pueden ampliar este plazo a dos años, con los mismos condicionamientos anteriores.

La periodicidad con la que las actividades deben someterse a auditoría variará en función de:

• La naturaleza, magnitud y complejidad de actividades.
• El carácter significativo del impacto ambiental asociado.
• La importancia y urgencia de los problemas detectados en auditorías anteriores.
• El historial de problemas medioambientales.

Los contenidos de la auditoría varían sustancialmente, dado que las condiciones exigidas en cuanto a documentación a auditar, como la política medioambiental, los programas, el comportamiento medioambiental de la organización, el cumplimiento por la organización de las obligaciones legales aplicables en materia de medio ambiente, los registros, los procedimientos escritos, la declaración medioambiental y otros documentos pertinentes son más exigentes que para otros SGMA.

         2.4. DECLARACIÓN MEDIOAMBIENTAL.

Es un documento mediante el cual las organizaciones que implantan un SGMA de acuerdo con el Reglamento EMAS dan a conocer al público y a todas las partes interesadas información medioambiental de la organización respecto de:

• Impacto medioambiental causado.
• Comportamiento medioambiental de la organización.
• Mejora continua del comportamiento al respecto del medio ambiente.

Para obtener el Registro EMAS, la declaración ha de ser validada en el proceso de verificación, paso previo para que esté a disposición del público.

El Reglamento EMAS III introduce dos tipos de declaraciones medioambientales en función del año de su realización. En los años del registro inicial y de sus renovaciones, se debe validar una declaración medioambiental completa, mientras que en los años intermedios se deberá disponer de una declaración medioambiental actualizada.

La declaración medioambiental completa debe incluir los siguientes apartados:

• Una descripción clara e inequívoca del registro de la organización en EMAS y un resumen de sus actividades, productos y servicios y de su relación con las organizaciones afines, en su caso.
• La política medioambiental y una breve descripción del SGMA de la organización.
• Una descripción de todos los aspectos medioambientales directos e indirectos significativos que tengan como consecuencia un impacto ambiental significativo de la organización y una explicación de la naturaleza de este impacto en relación con dichos aspectos.
• Una descripción de los objetivos y metas medioambientales en relación con los aspectos e impactos ambientales significativos.

La declaración medioambiental completa debe incluir los siguientes apartados:

• El nombre y número de acreditación o autorización del verificador medioambiental y la fecha de validación.
• Un resumen de la información disponible sobre el comportamiento de la organización respecto de sus objetivos y metas medioambientales en relación con su impacto ambiental significativo; deben comunicarse indicadores básicos y otros existentes de comportamiento medioambiental que sean pertinentes.
• Otros factores relativos al comportamiento medioambiental, incluyendo el comportamiento respecto a las disposiciones legales en relación con sus impactos ambientales significativos.
• Una referencia a los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente.

En la declaración medioambiental actualizada solamente se revisa su contenido en lo relativo a los cuatro últimos apartados.

3. VERIFICACIÓN AMBIENTAL Y VALIDACIÓN.

Una vez que la organización ha implantado el SGMA y quiere obtener el registro según el Reglamento EMAS, debe someterse al proceso de verificación ambiental.

La verificación es la evaluación (auditoría) llevada a cabo por el verificador medioambiental para garantizar que la política medioambiental, el sistema de gestión y el procedimiento de auditoría de una organización se ajusten a los requisitos del Reglamento EMAS III.

La validación es la evaluación llevada a cabo por el verificador medioambiental para comprobar que la información y los datos en la declaración medioambiental de la organización son fiables, creíbles y correctos y cumplen los requisitos.

4. REGISTRO EMAS. INSCRIPCIÓN Y RENOVACIÓN.

Una vez realizada la verificación, la empresa solicita la inscripción en el registro EMAS ante el organismo competente de la Comunidad Autónoma.

El organismo competente de la Comunidad Autónoma procederá a su Registro (facilitándole un número de registro y el logotipo EMAS) y lo publicará en el Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma. Del mismo modo, lo remitirá a la Unión Europea para su publicación en el DOUE.

Una vez obtenido el Registro, es posible que una empresa se vea obligada a introducir cambios sustanciales en alguna de sus actividades o procesos que deberá verificar y validar en el plazo de seis meses.

Toda organización registrada establecerá un programa de auditorías que garantice que, durante un período dado, no superior a tres años, o cuatro para empresas pequeñas, todas sus actividades estén sujetas a una auditoría medioambiental interna.

La renovación del registro se realiza cada tres años como mínimo. Al cabo de ese período, la organización tiene que cumplir los siguientes requisitos:

• Dispone de un SGMA plenamente operativo.
• Cuenta con un programa de auditoría totalmente planificado y operativo y ha realizado un ciclo completo de auditoría.
• Ha realizado una revisión por la Dirección.
• Ha preparado una declaración medioambiental completa.

Previamente, en los años intermedios hasta la renovación, el verificador medioambiental ha comprobado que la organización:

• Ha realizado una auditoría interna de su comportamiento medioambiental y del cumplimiento de los requisitos legales.
• Cumple permanentemente los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente y mejora continuamente su comportamiento medioambiental.
• Ha preparado cada año la declaración medioambiental actualizada.

5. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SEGÚN EL REGLAMENTO EMAS III.

Los compromisos que adquiere una empresa para obtener el Registro EMAS son más exigentes, desde el punto de vista documental, que para obtener el certificado según la ISO 14001:2004.

La documentación del SGMA se puede recopilar en cuatro tipos de documentos, aspecto que no establece diferencia alguna con el sistema de la ISO:

• Política medioambiental (que se incluye en el manual).
• Manual de gestión medioambiental.
• Procedimientos.
• Registros.

El manual de gestión medioambiental tampoco es un requisito explícito del Reglamento EMAS III, pero también es la herramienta central o de referencia de los documentos clave que se requieren para mantener y auditar el SGMA a lo largo del tiempo, dado que en este sistema muchos procedimientos han de estar documentados.

Todos los aspectos del manual descritos para la ISO 14001:2004 son válidos igualmente para el Reglamento EMAS.

Es en los procedimientos y en los registros donde pueden apreciarse diferencias provocadas por los requerimientos del SGMA. Los requisitos del SGMA aplicables con arreglo a EMAS III son los establecidos en la sección 4 de la norma ISO 14001:2004 pero, además, amplían una serie de aspectos adicionales, a los que hay que añadir las características singulares del análisis medioambiental inicial, de la auditoría medioambiental interna y de la declaración medioambiental.

Esto se traduce en la necesidad de introducir nuevos procedimientos y, sobre todo, en la obligación de incluir muchos más registros que verifiquen la implementación del sistema de acuerdo con el Reglamento EMAS III.

Respecto a los registros, la diferencia entre EMAS e ISO 14001 se puede concretar en una mayor exigencia, debido principalmente a la transparencia y necesidad de difundir el comportamiento ambiental de la organización. Por ello, es numerosa la relación de requisitos del Reglamento EMAS III relacionados con manifestaciones del cumplimiento del sistema que no son obligatorios en la ISO 14001:2004 y que van a provocar la necesidad no sólo de documentar y controlar esas evidencias, sino además de ponerlas a disposición del público y las partes interesadas.

6. COMPARACIÓN DE EMAS III E ISO 14001:2004.

En cuanto al grado de implantación se refiere, se puede decir que ISO 14001 se ha impuesto claramente a EMAS en el plano cuantitativo. Las razones son tres:

• ISO 14001 es mucho más reconocida a nivel internacional.
• Se considera que la adhesión a EMAS es más cara que ISO 14001.
• La presión reguladora es menor en ISO 14001 que en EMAS, ya que en el caso de la norma ISO sólo se solicita el compromiso de cumplir la legislación y regulación vigente.

La diferencia ente el reglamento EMAS y la norma ISO 14001 radica fundamentalmente en que EMAS es un reglamento comunitario que dispone de un status legal, mientras que ISO 14001 es una norma internacional de carácter privado. Además, EMAS lleva a cabo una aproximación más prescriptiva en la gestión de los aspectos ambientales que la ISO 14001.

En la tabla adjunta se describen someramente las principales diferencias entre los dos sistemas (ampliar esquema para ver mejor):

7. ADHESIÓN DESDE EL SISTEMA DE GESTIÓN SEGÚN LA ISO 14001:2004. TRANSICIÓN DE EMAS II A EMAS III.

El Reglamento EMAS II integró los procedimientos de la norma ISO 14001:2004, por lo que las empresas pueden implantar el sistema si disponen de un sistema certificado según la ISO 14001:2004, siempre que se sometan a los requisitos de validación por parte de los verificadores ambientales acreditados y soliciten su registro en el organismo competente.

Han de cumplir para ello las siguientes condiciones:

• Elaborar una declaración medioambiental pública.
• Demostrar que cumplen la legislación ambiental.
• El comportamiento de la organización debe estar basado en la reducción del impacto que causan los aspectos medioambientales significativos.
• Demostrar que mantiene un diálogo abierto con el público y otras partes interesadas.
• Impulsar la participación de los trabajadores en el proceso de mejora continua del comportamiento medioambiental, realizando sugerencias, trabajos en grupo, etc. y registrar esa implicación.

Las organizaciones ya registradas de acuerdo con EMAS II continúan registradas y “tendrán que adecuar su SGMA, su programa de auditoría y su aplicación, así como la declaración medioambiental a los nuevos requisitos establecidos en EMAS III”.

FUENTES Y REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

• ANAYA AGUILAR, ROSA MARÍA. (2014-2015). Clases magistrales: Gestión y Calidad Ambiental: Grado de Ciencias Ambientales. Departamento de finanzas y contabilidad. Facultad de Ciencias Económicas y Estudios Empresariales. Universidad de Málaga.


• CAMISÓN ZORNOZA, C.; CRUZ ROS, S. Y GONZÁLEZ CRUZ, T. (2006). Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistemas. Prentice Hall. Madrid.


• CLAVER CORTÉS, E; MOLINA AZORÍN, J. F. Y TARÍ GUILLÓ, J. J. (2011). Gestión de la calidad y gestión medioambiental: Fundamentos, herramientas, normas ISO y relaciones. Pirámide. Madrid.


• APARISI GARCÍA, FRANCISCO. Los registros de la norma ISO-9001 como herramienta de mejora continua de la calidad. Departamento de Estadística e I. O. Universidad Politécnica de Valencia.